查阅公共记录指引
指导方针，以协助寻求访问在学院保管的公共记录的人
马萨诸塞州公共记录法(M.G.L. 第66章 & 第4章第7(26)条规定，每个人都有权获取公共信息. 这种查阅权包括查阅或索取任何公共记录副本的权利, 或者被告知这样的请求被拒绝, 在收到请求后的十(10)个工作日内. 为协助市民查阅由书院保管的公共档案, 提供了以下指导方针.
- 公开记录的请求可以直接联系安德里亚·内桑森, 学院的档案查阅官. 请致电(413)755-4889或 anathanson@hwfj-art.com.
- 虽然不是必需的, 公开记录的请求应以书面形式提交，以确保学院准确和完整地回应你的请求.
- 索取公开纪录的要求应包括:
- 学院保存的公共记录包括但不限于:
- 所要求的具体记录的说明;
- 被请求的公共记录的日期参数;
- Name of person or organization requesting the public records; and
- 请求人/组织的联系信息.
- 公开会议记录;
- 政策和程序;
- 州或联邦法律要求的年度报告;
- 机构或部门的年报;
- 机构或部门的年度预算;
- 联邦、州和市政府拨款;
- 合同和协议;
- 已中标或最终被否决的合同或协议的投标;
- 财务和预算信息;
- Audit reports by an independent, certified public accountant; and
- 公务员工资及福利.
- 学院维护一个可查询的 公共档案网站，供公众查阅和复制公共记录.
- 记录查阅主任应通过电子方式向请求人提供公共记录，除非该记录没有电子形式，或者请求人没有能力接收或查阅可用电子形式的记录.
- 学院只需要提供请求时存在的记录，而不需要根据其保管的信息创建新的记录来满足特定的请求.
- 根据法例，一般认为无须披露的纪录包括:
- 法例豁免披露的文件;
- 学生记录;
- 犯罪记录信息;
- 人事或医疗档案或资料;
- 与具体指定的个人有关的任何材料或数据, 披露这些信息可能构成对个人隐私的无端侵犯;
- 与学院正在制订的政策立场有关的机构间或机构内备忘录或信函;
- 个人笔记或未作为学院官方档案一部分保存的材料;
- 由执法人员或调查人员编制的调查资料，而披露该等资料会影响有效执法的可能性;
- 为制定政府政策而向机构提供并承诺保密的商业秘密和商业或财务信息;
- 在合同或协议被授予或最终被拒绝之前订立合同或协议的建议和投标;
- 不动产评估;
- 测试信息, 包括问题, 答案, 计分键等材料用来开发, 管理或评分考试, 考试或评估工具;
- 蓝图, 计划, 政策, 程序和原理图, 哪些与内部布局和结构元素有关, 安全措施, 应急准备, 威胁或脆弱性评估, 或任何其他有关保安或人身安全的记录, 建筑, 结构, 设施, 公用事业公司, 联邦内的交通或其他基础设施, 其中的披露, 在合理判断托管人可能危害公共安全的情况下;
- 首页 addresses and phone numbers of State employees; and
- 政府雇员家庭成员的家庭住址和电话号码.
- 在某些情况下，学院可能会对公共记录的制作收取合理的费用.
- 允许收费包括, 但不限于, 存储设备或材料的费用, 5美分(0美元).5)复印和人事服务.
- 为满足公共记录要求而进行的前4小时工作，不收取任何人事服务费用. 如果需要超过4小时的员工时间来完成请求，则可以按小时费率收取费用，该费率等于或低于具有完成记录请求所需必要技能的最低工资员工的小时费率, 哪一种费率每小时不得超过25美元(25美元).
- 上述费用限制可能不适用于联邦记录主管确定的出于商业目的的记录请求.